Ви щодня запізнюєтесь на засідання, не встигаєте пообідати або ж пропускаєте дедлайни? А може Ваші професійні обов’язки заважають особистому життю? Якщо Ви відповіли так хоча б на один із пунктів, швидше за все, Ваші навички управління часом потребують певної (або навіть і серйозної) роботи над ними.

Навички управління часом більшість людей набуває поступово, по ходу професійного розвитку та зростання навантаження. Іноді ріст навантаження буває настільки стрімким, що часу і можливостей вчитися на власних помилках немає – потрібно прислухатися до порад тих, хто подібне проходив та знайшов якісь рецепти успіху.

Для досягнення особистих коротко- або довгострокових цілей тайм-менеджмент часто має вирішальне значення для розстановки пріоритетів завдань, планування зустрічей, реалізації проєктів та багато іншого, не кажучи вже про сімейні обов’язки (і про відпочинок). Які кроки Ви можете здійснити, щоб зберегти частину свого часу?

Щоб допомогти Вам у вдосконаленні своїх практик управління часом, я склав цей список порад для IT-спеціалістів. Сподіваюсь, вони допоможуть оптимально використовувати дорогоцінний час та підвищити власну продуктивність.

1. Планування як вихідний принцип тайм-менеджменту: складайте списки та використовуйте інструменти, що знаходяться у Вашому розпорядженні

Швидкість роботи більшості з нас у даний час несамовита, і документування думок та завдань – дієвий спосіб переконатись, що нічого не буде упущено. Усі ми маємо смартфони, планшети, ноутбуки, де є встановлені планувальники, і, ймовірно, вони використовуються недостатньо/неефективно. Якщо Ви відносите себе до «олдскулів» – робити записи у паперовому блокноті – це також чудова ідея. Незалежно від технологій, організовуйте свої думки та плануйте завдання.

Однією із технік тайм-менеджменту є упорядкування списку справ наприкінці робочого дня. Поміркуйте над подіями дня і вдумливо сплануйте свою стратегію на наступний день. Складіть перелік особистих завдань, як ділових, так і особистих. Як тільки список буде готовий, перегляньте його і подумайте, чи осилите виконати все сповна? Чи можете Ви делегувати комусь якесь із завдань? Можливо варто відмовитись чи перенести якусь справу?

2. Розстановка пріоритетів

Не дозволяйте своїм спискам справ ставати занадто довгими, інакше вони стануть невиконуваними; якщо завдань забагато, їх слід класифікувати за терміновістю та значущістю і можливо відмовлятися від неважливих нетермінових справ.

Перегляньте свої списки та визначте свої пріоритети. Вирішуйте найважливіші завдання, які важкі для роздумів, у той день, коли Ви найбільш бадьорі (найменш стомлені). Для багатьох людей це є ранковий час, хоча для інших це може бути і середина чи кінець робочого дня.

3. Встановлюйте цілі та терміни

Завданням і проєктам потрібні терміни та цілі – це дієвий спосіб виміряти Ваш прогрес та успіх.

Терміни мають вирішальне значення для результату будь-якого проєкту чи завдання. Якщо їх не виставити у реалістичні часові рамки та добре управляти ними, вони стануть основним джерелом стресу. Якщо Ви не надасте достатньо часу собі або Вашій команді, це може призвести до надзвичайного тиску на всі залучені сторони.

Завжди дайте собі трохи більше часу, ніж Ви думаєте, що може знадобитися, щоб уникнути непотрібних невдач. Дотримання своїх термінів допоможе швидше зробити більше.

Встановіть такі цілі (в англомовній літературі – SMART goals або розумні цілі):

• Specific (конкретні)
• Measurable (вимірювані)
• Action-focused (орієнтовані на дії)
• Realistic (реалістичні!!!)
• Time-Specific (конкретні у часі)

Встановіть як довгострокові, так і короткострокові цілі. Цілі допомагають утримувати завдання в контексті. Вважайте їх дорожньою картою Вашої кар’єри та необхідною частиною щоденної рутини.

4. Мультизадачність працює погано

Дослідник і доцент кафедри комунікації з Університету штату Огайо Чжен Вангс у статті на Huffington Post викладв свої ідеї щодо багатозадачності

Серед деяких людей існує такий міф, що багатозадачність зробить їх більш продуктивними. Але вони, схоже, неправильно сприймають позитивні почуття, які вони отримують від багатозадачності. Вони не є більш продуктивними – вони просто почуваються більш емоційно задоволеними своєю роботою..

Люди найефективніші тоді, коли концентруються на одній головній справі. Недарма кажуть, що краще довести до ладу одну справу, а вже тоді починати іншу.

5. Стежте за тим, як витрачається Ваш час

Великим кроком на шляху до тайм-менеджменту є знання того, як витрачається Ваш час. Візьміть день-два з робочого тижня і задокументуйте кожну діяльність та завдання, які виконуєте. Це звучить складніше, ніж є насправді. Існує багато додатків для підвищення продуктивності, наприклад:

• Rescue Time (IOS | Android)
• Remember The Milk (IOS | Android)
• Focus Keeper (IOS | Android)

6. Усуньте відволікаючі фактори

Відволікаючими факторами останнім часом є соціальні мережі, електронна пошта, а також люди, які хочуть потеревенити «ні про що». Що Ви можете зробити, щоб обмежити ці відволікаючі фактори та зосередитись на вирішенні завдань? Наприклад, визначити конкретний час для перегляду соцмереж чи для кавоперерви з колегами та намагатись не порушувати його. Вимикати телефон, коли працюєте над важливим завданням. Вагомим досягненням в управлінні часом є те, щоб усвідомити свої моделі поведінки. Як тільки Ви станете більш обізнаними про речі, які заважають Вашій продуктивності, Ви знайдете і власні способи боротьби з ними.

7. Ефективно використовуйте час, який у Вас є

У всіх нас є деякий час протягом дня, який можна використати краще - наприклад, під час ранкової пробіжки чи добирання на роботу. Виділіть цей час, щоб візуалізувати свій майбутній робочий день, подумати про майбутні цілі або проєкти. Це також чудовий час, щоб визначитися із пріоритетами деяких елементів у Вашому списку завдань.

8. Делегуйте завдання і обов’язки

Ви завжди у «бігах» або відстаєте від графіків? Ви пропускаєте обід чи обідаєте за робочим столом під час роботи? Якщо Ви не дилетант, а професіонал своєї справи, то скоріш за все, потрібне делегування. Неможливість делегувати може бути фактором, який обмежує кар’єру. Навіть якщо якісь речі Ви можете виконати краще, рутинні обов’язки краще делегувати, щоб Ви могли зосередитися на тому, чого інші виконати не можуть.

Делегування - це важлива частина менеджменту ІТ-компаній та основа для кращого управління часом, що забезпечує значне зростання особистої продуктивності.

9. Не зволікайте

Ніколи не відкладайте важливі завдання і не чекайте останньої хвилини. І оскільки людська натура прагне уникати складних, неприємних завдань - щоб уникнути цього, спробуйте продумати якусь систему мотивації, наприклад, заплануйте щось цікаве або розслаблююче після складного завдання.

10. Будьте здорові!

Харчуйтесь правильно, регулярно займайтеся спортом, сексом, висипайтеся. Коли ми здорові і все добре – це часто сприймається як щось само собою зрозуміле, але втратити здоров’я легко, а відновити його важко.

Що ще почитати

• Тайм-менеджмент: як знайти час для найважливіших справ у нашому житті
• 25 кращих книг по тайм-менеджменту
• 25 Time Management Techniques Extremely Busy People Use (25 технік управління часом, які використовують надзвичайно зайняті люди)
• 8 Time Management Techniques For Busy People (8 методів тайм-менеджменту для зайнятих людей)
• 20 Time Management Tips for Professionals (20 порад з управління часом для професіоналів)
• 18 Best Time Management Apps and Tools (18 найкращих програм та інструментів з тайм-менеджменту)