Вы ежедневно опаздываете на заседания, не успеваете пообедать или пропускаете дедлайны? А может Ваши профессиональные обязанности мешают личной жизни? Если Вы ответили "ДА" хотя бы на один из пунктов, скорее всего, Ваши навыки управления временем потребует определенной (или даже серьезной) работы над ними.

Навыки управления временем большинство людей приобретает постепенно, по ходу профессионального развития и роста нагрузки. Иногда рост нагрузки бывает настолько стремительным, что времени и возможностей учиться на собственных ошибках нет, - нужно прислушиваться к советам тех, кто подобное проходил и нашел какие-то рецепты успеха.

Для достижения личных кратко- или долгосрочных целей тайм-менеджмент часто имеет решающее значение для расстановки приоритетов задач, планирование встреч, реализации проектов и многое другое, не говоря уже о семейных обязанностях (и об отдыхе). Какие шаги Вы можете предпринять, чтобы сохранить часть своего времени?

Чтобы помочь Вам в совершенствовании своих практик управления временем, я составил этот список советов для IT-специалистов. Надеюсь, они помогут оптимально использовать драгоценное время и повысить собственную производительность.

1. Планирование как исходный принцип тайм-менеджмента: составляйте списки и используйте инструменты, находящиеся в Вашем распоряжении

Скорость работы большинства из нас в настоящее время неистовая, и документирования мыслей и задач - действенный способ убедиться, что ничего не будет упущено. Все мы имеем смартфоны, планшеты, ноутбуки, где есть установленные планировщики, и, вероятно, они используются недостаточно/неэффективно. Если Вы относите себя к «олдскулам» - делать записи в бумажном блокноте - это также отличная идея. Независимо от технологий, организуйте свои мысли и планируйте задачи.

Одной из техник тайм-менеджмента является упорядочение списка дел в конце рабочего дня. Подумайте над событиями дня и вдумчиво спланируйте свою стратегию на следующий день. Составьте перечень задач, как деловых, так и личных. Как только список будет готов, просмотрите его и подумайте, осилите ли выполнить все сполна? Можете ли Вы делегировать кому-то какое-то из заданий? Возможно стоит отказаться или перенести какое-то дело?

2. Расстановка приоритетов

Не позволяйте своим спискам дел становиться слишком длинными, иначе они станут невыполнимыми; если задач много, их следует классифицировать по срочности и значимости и возможно отказываться от неважных несрочных дел.

Пересмотрите свои списки и определите свои приоритеты. Решайте важнейшие задачи, которые трудны для размышлений, в тот день, когда Вы наиболее бодрые (менее утомленные). Для многих людей это утренние часы, хотя для других это может быть и середина или конец рабочего дня.

3. Устанавливайте цели и сроки

Задачам и проектам нужные сроки и цели - это действенный способ измерить Ваш прогресс и успех.

Сроки имеют решающее значение для исхода любого проекта или задачи. Если их не выставить в реалистичные временные рамки и хорошо управлять, они станут основным источником стресса. Если Вы не предоставите достаточно времени себе или Вашей команде, это может привести к чрезвычайному давлению на все вовлеченные стороны.

Всегда дайте себе немного больше времени, чем Вы думаете, что может понадобиться, чтобы избежать ненужных неудач. Соблюдение своих сроков поможет быстрее сделать больше.

Установите следующие цели (в англоязычной литературе - SMART goals или разумные цели):

• Specific (конкретные)
• Measurable (измеримые)
• Action-focused (ориентированные на действия)
• Realistic (реалистические!!!)
• Time-Specific (конкретные во времени)

Установите как долгосрочные, так и краткосрочные цели. Цели помогают удерживать задачи в контексте. Считайте их дорожной картой Вашей карьеры и необходимой частью ежедневной рутины.

4. Мультизадачность работает плохо

Исследователь и доцент кафедры коммуникации из Университета штата Огайо Чжэн Вангс в статье на Huffington Post выложил свои идеи по многозадачности.

Среди некоторых людей существует такой миф, что многозадачность сделает их более продуктивными. Но они, похоже, неправильно воспринимают позитивные чувства, которые они получают от многозадачности. Они не являются более производительными - они просто чувствуют себя более эмоционально удовлетворенными своей работой.

Люди эффективные тогда, когда концентрируются на одном главном деле. Недаром говорят, что лучше привести в порядок одно дело, а уж потом начинать другое.

5. Следите за тем, как расходуется Ваше время

Большим шагом на пути к тайм-менеджменту является знание того, как расходуется Ваше время. Возьмите день-два с рабочей недели и задокументируйте каждую деятельность и задачи, которые Вы выполняете. Это звучит сложнее, чем является на самом деле. Существует много приложений для повышения производительности, например:

• Rescue Time (IOS | Android)
• Remember The Milk (IOS | Android)
• Focus Keeper (IOS | Android)

6. Устраните отвлекающие факторы

Отвлекающими факторами в последнее время являются социальные сети, электронная почта, а также люди, которые хотят поговорить «ни о чем». Что Вы можете сделать, чтобы ограничить эти отвлекающие факторы и сосредоточиться на решении задач? Например, определить конкретное время для просмотра соцсетей или для кофебрейка с коллегами и стараться не нарушать его. Выключать телефон, когда работаете над важной задачей. Весомым достижением в управлении временем является то, чтобы осознать свои модели поведения. Как только Вы станете более осведомленными о вещах, которые мешают Вашей производительности, Вы найдете и собственные способы борьбы с ними.

7. Эффективно используйте время, которое у Вас есть

У всех нас есть некоторое время в течение дня, можно использовать лучше - например, во время утренней пробежки или в дороге на работу. Выделите это время, чтобы визуализировать свой будущий рабочий день, подумать о будущих целях или проектах. Это также прекрасное время, чтобы определиться с приоритетами некоторых элементов в Вашем списке задач.

8. Делегируйте задачи и обязанности

Вы всегда в «бегах» или отстаете от графиков? Вы пропускаете обед или обедаете за рабочим столом во время работы? Если Вы не дилетант, а профессионал своего дела, то скорее всего, нужно делегирование. Невозможность делегировать может быть фактором, ограничивающим карьеру. Даже если некоторые вещи Вы можете выполнить лучше, рутинные обязанности лучше делегировать, чтобы Вы могли сосредоточиться на том, чего другие выполнить не могут.

Делегирование - это важная часть менеджмента ИТ-компаний и основа для лучшего управления временем, что обеспечивает значительный рост личной производительности.

9. Не медлите

Никогда не откладывайте важные задачи и не ждите последней минуты. И поскольку человеческая натура стремится избегать сложных, неприятных задач - чтобы избежать этого, попробуйте продумать какую-то систему мотивации, например, запланируйте что-то интересное или расслабляющее после сложной задачи.

10. Будьте здоровы!

Питайтесь правильно, регулярно занимайтесь спортом, сексом, высыпайтесь. Когда мы здоровы и все хорошо - это часто воспринимается как нечто само собой разумеющееся, но потерять здоровье легко, а восстановить его трудно.

Что еще почитать

• Тайм-менеджмент: как найти время для важных дел в нашей жизни
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту
• 25 Time Management Techniques Extremely Busy People Use (25 техник управления временем, которые используют чрезвычайно занятые люди)
• 8 Time Management Techniques For Busy People (8 методов тайм-менеджмента для занятых людей)
• 20 Time Management Tips for Professionals (20 советов по управлению временем для профессионалов)
• 18 Best Time Management Apps and Tools (18 лучших программ и инструментов по тайм-менеджменту)